Notion Skills: skapa introduktionslistan för första veckan

När en ny kollega börjar kopierar många team förra personens introduktionslista. Då följer gamla möten och fel systemåtkomst lätt med. Med en delad skill i Notion kan teamet i stället återanvända instruktionen och skapa listan från den nya rollen och aktuella rutiner.

En skill är en Notion-sida med återanvändbara instruktioner för en bestämd uppgift. I Notion 3.7, presenterat den 15 september, samlar Notion sådana instruktioner i ett gemensamt bibliotek. Här använder vi det för en konkret uppgift: ett utkast till den nya kollegans första arbetsvecka.

Källa: Notion 3.7: Agent skills for your whole team.

Samla underlaget för första veckan

Det här passar teamledaren som redan har personalrutiner i Notion. Välj en aktuell rollbeskrivning, regler för utrustning och systemåtkomst samt introduktionsrutinen. Kontrollera att sidorna fortfarande gäller. Ange också startdatum och ansvarig chef separat, så att uppgifter från en tidigare anställning inte blir mallens standardvärden.

Notion Agent ingår i Business och Enterprise, med användningsgränser. Free och Plus har en begränsad provperiod för AI. Kontrollera åtkomsten i er arbetsyta innan ni gör rutinen gemensam.

Källor: Notions abonnemang. Kom igång med Notion Agent.

Skapa instruktionen som en skill

Gör följande själv i Notion. Menynamnen nedan följer den engelska dokumentationen.

1. Öppna Library, välj fliken Skills och sedan + Add a skill. Skapa en sida med namnet Första veckan.
2. Klistra in mallen nedan på sidan. Anpassa den till er introduktionsrutin.
3. Om du ser reglaget Use automatically, stäng av det under utprovningen. Kör instruktionen manuellt tills resultatet fungerar.

Har du redan en sida med motsvarande instruktion? Öppna sidans meny ••• och välj Use as a skill.

Källa: Notion Help: skapa och hantera skills.

Mall att klistra in: Första veckan

Detta är vårt förslag till instruktion, inte en färdig funktion som automatiskt beställer utrustning eller skapar konton.

Uppgift: Skapa ett utkast till en introduktionslista för första arbetsveckan.

Underlag: Rollbeskrivningen, introduktionsrutinen och reglerna för utrustning och systemåtkomst som användaren har lagt till. Använd även angivet startdatum och ansvarig chef.

Om roll eller startdatum saknas, fråga efter det innan du skriver listan. Om en källa saknas eller inte går att läsa, ange vilken. Hitta inte på en ersättning.

Skriv på svenska. Dela listan i Före start, Första dagen och Resten av veckan.

För varje uppgift: ange vad som ska göras, ansvarig enligt underlaget, när det ska vara klart och en länk till källan. Skriv SAKNAS när ansvarig eller tidpunkt inte framgår. Föreslagna tidpunkter ska märkas som förslag.

Avsluta med Frågor till chefen: motstridiga instruktioner, saknade uppgifter och sådant som kräver ett beslut. Använd inga personuppgifter från tidigare introduktionslistor.

Lämna utkastet i chatten. Ändra inga källsidor, skicka inga meddelanden och skapa inga konton eller bokningar.

Kör listan för en roll och dela sedan instruktionen

Öppna Notion Agent och lägg till källsidorna med @. Skriv / i agentchatten, välj Första veckan, lägg till rollen, startdatumet och ansvarig chef och skicka. Agenten har samma behörigheter som du; tillgång till instruktionen ger inte automatiskt tillgång till underlaget.

Källor: Notion Help: köra en skill. Notion Agent: sammanhang och behörigheter.

Låt chefen kontrollera att varje uppgift hör till rollen och att källorna stöder den föreslagna åtkomsten. Testa sedan samma instruktion för en annan roll. Listorna ska skilja sig där arbetsuppgifterna skiljer sig, utan att tappa de gemensamma introduktionsmomenten. Testa också att utelämna startdatumet: instruktionen ber agenten fråga, men du behöver kontrollera att den gör det.

Dela skill-sidan med en kollega. Kollegan hittar delade skills under Library > Discover och väljer Enable for me. Ge redigeringsrätt till den som ansvarar för rutinen: en ändring på den delade sidan ändrar instruktionen för alla som använder den.

Källa: Notion Help: delning och behörigheter för skills.

Spara den granskade introduktionslistan separat. Nästa gång någon börjar återanvänder ni instruktionen med nya ingångsvärden och aktuella källor, i stället för att kopiera förra kollegans arbetsvecka.